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Saisie automatique des factures fournisseurs : lues, vérifiées, classées

Les factures reçues par e-mail sont lues par l’IA. Celles des fournisseurs connus, sous un seuil, passent seules en comptabilité ; les autres vous attendent.

Le problème

Ouvrir chaque PDF, recopier fournisseur, date, montant et TVA, puis classer le fichier : la saisie est longue. Et une faute de frappe se paie à la clôture.

Le workflow

Schéma du workflow : Saisie automatique des factures fournisseurs : lues, vérifiées, classées1. Facture reçue ; 2. Lire la facture ; 3. Connu et habituel ? ; 4. Créer la pièce ; 5. Vérification humaine ; 6. Classer le PDF ; 7. Tenir le registreFacture reçueAdresse factures@IALire la factureClaudeConnu et habituel ?Créer la piècePennylaneVérificationhumaineClasser le PDFGoogle DriveTenir le registreTableurouinon
Schéma du workflow : Saisie automatique des factures fournisseurs : lues, vérifiées, classées1. Facture reçue ; 2. Lire la facture ; 3. Connu et habituel ? ; 4. Créer la pièce ; 5. Vérification humaine ; 6. Classer le PDF ; 7. Tenir le registreFacture reçueAdressefactures@IALire lafactureClaudeConnu ethabituel ?Créer la piècePennylaneVérificationhumaineClasser le PDFGoogle DriveTenir leregistreTableurouinon
  • le chemin
  • un garde-fou
  • une boucle ou un repli

Étape par étape

  1. Facture reçueAdresse factures@Le workflow démarre à chaque e-mail reçu sur l’adresse dédiée aux factures.
  2. Lire la factureClaudeL’IA relève le fournisseur, la date, le numéro, le montant HT et la TVA.
  3. Connu et habituel ?Le fournisseur est dans votre liste, le montant sous le seuil, la lecture complète.
  4. Créer la piècePennylaneLa pièce est créée dans le logiciel comptable, avec le PDF joint.
  5. Vérification humaineLa facture vous attend, champs pré-remplis : vous corrigez et validez.
  6. Classer le PDFGoogle DriveLe PDF est rangé dans le dossier du mois, sous un nom normalisé.
  7. Tenir le registreTableurUne ligne s’ajoute au registre des factures, avec le lien vers le fichier.

Les garde-fous

Niveau 2L’IA agit seule, sur un modèle figé.Quand le résultat suit toujours le même modèle et que vous l’avez validé.

  • Niveau 2, sur un modèle figé Seuls les fournisseurs connus, sous un montant fixé avec vous, passent sans relecture.
  • Vérification humaine Nouveau fournisseur, montant inhabituel ou lecture incertaine : la facture vous attend.
  • Interrupteur Un réglage suspend la saisie automatique : tout passe alors en vérification.
  • Journal Chaque facture traitée laisse une ligne dans le registre, avec son lien vers le PDF.

Ce que ça fait gagner

≈ 5 h par mois80 factures par mois × 4 min

Estimation, sur un volume courant. Nous la vérifions avec vos chiffres pendant l’audit.

Outils possibles

n8n, Gmail, Claude, Pennylane, Google Drive.

D’autres outils font aussi l’affaire : nous partons des vôtres.

Ce workflow vous intéresse ?

Décrivez vos outils et vos volumes : nous l’adaptons à votre équipe.

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