Six tâches qui avancent toutes seules
Pour chacun : le problème, le workflow, ses garde-fous, les outils reliés et le niveau d’autonomie conseillé. L’audit les adapte à vos outils et à vos règles.
Prospection B2B
Vos prospects entrent dans le CRM, message prêt
Le problèmeRepérer les bons comptes, les noter dans le CRM et leur écrire : tout se fait à la main.
Ce que fait le workflow
Du signal au CRM, message en brouillon.
- Repère un signal sur un compte cible : recrutement, nouveau site, changement de poste.
- Complète la fiche : société, contact, contexte.
- Crée ou met à jour la fiche dans votre CRM.
- Rédige un premier message, laissé en brouillon.
Garde-fous posés
- Rien ne part sans vous : le message reste en brouillon.
- Pas de doublon : une fiche existante est complétée, pas recréée.
- Chaque fiche créée est notée au journal.
Outils reliésVotre CRM, Gmail ou Outlook
Préparation de rendez-vous
Chaque rendez-vous arrive avec sa fiche
Le problèmeAvant un rendez-vous, on fouille le CRM, les mails et le site du prospect, au dernier moment.
Ce que fait le workflow
Une fiche prospect avant chaque rendez-vous.
- Repère les rendez-vous du lendemain dans votre agenda.
- Rassemble l’historique : CRM, derniers échanges, site de l’entreprise.
- Rédige une fiche d’une page : contexte, interlocuteurs, points à aborder.
- La dépose la veille au soir dans votre messagerie ou votre CRM.
Garde-fous posés
- Rien n’est envoyé au prospect : la fiche reste chez vous.
- Chaque information renvoie à sa source.
- Une information introuvable est signalée, jamais inventée.
Outils reliésGoogle Agenda ou Outlook, votre CRM, votre messagerie
Compte rendu après visio
Après chaque visio, le compte rendu est dans le CRM
Le problèmeAprès une visio, le compte rendu attend et le CRM ignore ce qui a été décidé.
Ce que fait le workflow
Transcription, résumé, prochaines étapes.
- Récupère la transcription de la visio : Meet, Teams ou Zoom.
- Résume les décisions, les objections et les prochaines étapes.
- Propose la mise à jour de la fiche et des tâches dans le CRM.
- Prépare le mail de suivi, en brouillon.
Garde-fous posés
- La mise à jour du CRM attend votre validation.
- Le mail de suivi reste en brouillon.
- Seules les visios que vous choisissez sont traitées.
Outils reliésMeet, Teams ou Zoom, votre CRM, votre messagerie
Relances et suivi client
Vos relances partent toutes seules, aux bonnes heures
Le problèmeUn devis envoyé, puis plus de nouvelles : la relance dépend de votre mémoire.
Ce que fait le workflow
La balle, l’échéance, la relance.
- Repère qui a la balle dans chaque échange : vous ou le client.
- Pose une échéance quand la balle est chez le client.
- À l’échéance, rédige la relance.
- L’envoie après un délai de veto pendant lequel vous pouvez annuler.
Garde-fous posés
- Délai de veto avant chaque envoi : vous pouvez annuler.
- Jamais d’envoi hors jours ouvrés, de 8 h à 20 h.
- Jamais de relance sur un dossier clos.
Outils reliésGmail ou Outlook, votre CRM
Reporting automatique
Votre reporting part à date fixe, sans copier-coller
Le problèmeChaque semaine, quelqu’un recopie des chiffres de plusieurs outils dans un tableau.
Ce que fait le workflow
Chiffres collectés, mis en forme, envoyés.
- Collecte les chiffres dans vos outils : CRM, comptabilité, publicité, mesure d’audience.
- Les met en forme dans votre modèle de rapport.
- Signale les écarts inhabituels.
- Envoie le rapport aux destinataires prévus.
Garde-fous posés
- Modèle figé : la structure du rapport ne change pas sans vous.
- Une source manquante bloque l’envoi et vous prévient.
- Chaque envoi est noté au journal.
Outils reliésGoogle Sheets ou Excel, vos outils de données, votre messagerie
Base de connaissance
Vos équipes trouvent la réponse dans vos propres documents
Le problèmeLes réponses existent dans vos documents, mais personne ne sait où les chercher.
Ce que fait le workflow
Vos documents, vos réponses.
- Indexe les documents que vous choisissez : procédures, offres, contrats types.
- Répond aux questions de l’équipe en citant ses sources.
- Passe la main à une personne quand la réponse n’est pas dans les documents.
Garde-fous posés
- Sans source, pas de réponse : une personne prend le relais.
- Chaque réponse cite le document utilisé.
- Accès limité aux documents autorisés.
Outils reliésGoogle Drive ou SharePoint, Slack ou Teams
Pour un usage interne. Niveau 0 si les réponses partent vers vos clients.
Votre tâche n’est pas dans la liste ?
Décrivez-la. L’audit dit si elle s’automatise, à quel coût et avec quels garde-fous.