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Relance automatique des factures impayées, avec un ton adapté au retard

Chaque matin, les factures échues sont relevées. Une relance adaptée au retard est rédigée, puis envoyée après un délai de veto.

Le problème

Relancer un client qui paie en retard est une tâche que personne n’aime. Elle glisse au lendemain, puis à la semaine suivante. Pendant ce temps, la trésorerie attend.

Le workflow

Schéma du workflow : Relance automatique des factures impayées, avec un ton adapté au retard1. Chaque matin, 8 h ; 2. Lire les factures échues ; 3. Pour chaque facture ; 4. Toujours impayée ? ; 5. Rédiger la relance ; 6. Clore le suivi ; 7. Veto de 2 h ; 8. Envoyer la relance ; 9. Noter dans le suiviChaque matin, 8 hLire les factureséchuesLogiciel defacturationPour chaque factureToujours impayée ?IARédiger la relanceClaudeClore le suiviVeto de 2 hEnvoyer la relanceGmailNoter dans le suiviTableurouinonsuivante
Schéma du workflow : Relance automatique des factures impayées, avec un ton adapté au retard1. Chaque matin, 8 h ; 2. Lire les factures échues ; 3. Pour chaque facture ; 4. Toujours impayée ? ; 5. Rédiger la relance ; 6. Clore le suivi ; 7. Veto de 2 h ; 8. Envoyer la relance ; 9. Noter dans le suiviChaque matin,8 hLire lesfactureséchuesLogiciel defacturationPour chaquefactureToujoursimpayée ?IARédiger larelanceClaudeClore le suiviVeto de 2 hEnvoyer larelanceGmailNoter dans lesuiviTableurouinonsuivante
  • le chemin
  • un garde-fou
  • une boucle ou un repli

Étape par étape

  1. Chaque matin, 8 hLe workflow démarre chaque matin à 8 h.
  2. Lire les factures échuesLogiciel de facturationIl relève les factures dont l’échéance est passée et qui ne sont pas soldées.
  3. Pour chaque factureChaque facture est traitée à part.
  4. Toujours impayée ?Un paiement peut arriver entre-temps : le workflow vérifie avant d’écrire.
  5. Rédiger la relanceClaudeL’IA rédige la relance à partir de votre modèle, avec un ton adapté au nombre de jours de retard.
  6. Clore le suiviLa facture payée sort du suivi. Aucune relance ne part.
  7. Veto de 2 hLa relance attend 2 h dans vos brouillons. Vous pouvez la corriger ou la supprimer.
  8. Envoyer la relanceGmailLa relance part depuis votre adresse, facture jointe.
  9. Noter dans le suiviTableurLa date et le niveau de la relance sont notés dans le suivi des impayés.

Les garde-fous

Niveau 1L’IA agit après un délai de veto.Quand l’action est courante et sans enjeu, mais mérite un dernier regard.

  • Délai de veto Chaque relance attend 2 h avant de partir. Vous pouvez la modifier ou l’annuler.
  • Ton gradué La première relance reste courtoise. Le ton ne se durcit qu’avec le retard, selon des modèles validés avec vous.
  • Passage à un humain Au-delà de trois relances, le dossier vous revient : plus rien ne part tout seul.
  • Journal Chaque relance est notée dans le suivi, avec sa date et son niveau.

Ce que ça fait gagner

≈ 4 h par mois40 relances par mois × 6 min

Estimation, sur un volume courant. Nous la vérifions avec vos chiffres pendant l’audit.

Outils possibles

n8n, Pennylane ou Sellsy, Claude, Gmail.

D’autres outils font aussi l’affaire : nous partons des vôtres.

Ce workflow vous intéresse ?

Décrivez vos outils et vos volumes : nous l’adaptons à votre équipe.

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